Já se perguntou o que é KPI? Provavelmente, se você é um empreendedor, já ouviu falar em indicadores de desempenho – esses, também são chamados de KPI. São métricas que quantificam a performance de uma empresa de acordo com os seus objetivos organizacionais e é por meio delas que é possível entender o que está funcionando e o que não está indo bem dentro de uma empresa, permitindo as modificações necessárias para atingir os objetivos estabelecidos.
Mas, para que servem esses indicadores? “KPI é uma sigla em inglês para Indicador de Performance Chave que se espalhou rapidamente no meio empresarial. O conceito se refere a não apenas medir um resultado, mas ter um parâmetro bem definido e aferível desse resultado, subsidiando uma gestão ativa de negócios, processos e estratégias”, explica Fabiana Estrela, diretora de capacitação da Associação Brasileira de Franchising (ABF).
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Desta forma, para que esses tais indicadores contribuam de forma significativa no controle da companhia, é necessário, antes de tudo, entender o planejamento estratégico e ter objetivos claros na hora da definição das metas que devem ser alcançadas.
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“Esses indicadores são importantes para o empreendedor manter o foco no que realmente importa e não se perder em diversos relatórios e informações. Além disso, é fundamental para dar visibilidade para a equipe dos elementos mais essenciais para a gestão do negócio”, ressalta Marcus Cordeiro, sócio-diretor da ba}STOCKLER.
É só a partir do planejamento feito que que a elaboração e a gestão desses indicadores de desempenho podem ser direcionadas para o monitoramento da evolução dos resultados da sua marca e servir como referência para o processo de tomada de decisão e a criação de estratégias de melhoria.
“O ponto mais importante desses indicadores para um empreendedor é medir com confiabilidade seus resultados. Infelizmente, ainda é comum que empresários estabeleçam metas irreais ou que não são passíveis de averiguação. Com isso, eles não conseguem avaliar se suas estratégias estão corretas e/ou estão alinhados aos objetivos gerais”, avalia Cordeiro.
Isso vale para uma empresa, mas vale também para unidades de negócio, departamentos, equipes e até individualmente. Outra questão crucial é o timing no uso dos indicadores. É preciso saber analisar os KPI’s e agir rápido, já que o indicador é como um termômetro, mas ele não é a ação em si.
Sua vantagem é ter, de imediato, uma visão acurada dos resultados, assim como possibilita ter um controle operacional maior. Mas, além disso, com os KPI’s você tem uma base de dados, acompanhando a eficiência de porções ou departamentos da empresa, trabalhando assim para seu aprimoramento.
“Bem estudados, esses KPI’s podem apontar tendências de mercado e até mudanças de comportamento do consumidor. Em uma visão mais genérica, o KPI é um grande balizador para a tomada de decisão em diversos níveis”, avalia Fabiana.
No entanto, é preciso ficar atento: “Acompanhar o KPI é importante, mas olhar o mercado, a satisfação do consumidor, as ações da concorrência e até o clima organizacional são fatores-chave também. Logo, se fixar apenas no KPI pode proporcionar um olhar incompleto da situação do negócio”, completa a profissional.
Tampouco apenas acompanhar o KPI é suficiente, já que é preciso tomar medidas efetivas com base nele. Lembre-se de que o KPI é um dado, que está em um contexto e tem uma interpretação. É preciso ter muita consciência neste processo para não cair na armadilha de interpretar aquilo que lhe é mais conveniente.
Como aplicar KPI na sua franquia?
Ok, você já deve ter entendido a importância desses indicadores de desempenho dentro de uma empresa. Mas e quando o assunto é franchising?
Fabiana Estrela explica: “atualmente, existem várias metodologias no mercado, tanto do ponto de vista teórico, como de sistemas de tecnologia da informação capazes de capturar informações-chave e produzir relatórios gerenciais em tempo quase real. Dependendo do ramo de atuação, inclusive, muitas empresas desenvolvem indicadores próprios. O importante é verificar a aderência de determinado KPI a seu negócio e testá-lo na prática, comprovando sua eficácia”.
Para que entenda, uma franquia de varejo, por exemplo, provavelmente terá entre seus KPI’s o ticket médio, visto que um dos objetivos no varejo, normalmente, é maximizar a produtividade da equipe comercial. Já uma franquia de escola de idiomas, provavelmente terá a taxa de evasão de alunos entre os seus KPI’s, porque normalmente terá entre seus objetivos reter os clientes pelo maior tempo possível para maximizar sua capacidade. Além disso, ambas poderão ter a margem de lucro operacional como um KPI, uma vez que se trata de um indicador essencial para negócios de qualquer natureza.
Sendo assim, é essencial que o franqueado se preocupe em buscar capacitação e interaja com a equipe da franqueadora que lida com os tais KPI’s. No entanto, é primordial entender a leitura dos indicadores e agir rápido e corretamente; fazer o diagnóstico e já planejar a ação.
“Ter indicadores ajuda a combater aquela queixa comum no mercado de que os funcionários não se sentem valorizados pela chefia. Quando uma empresa trabalha com base nesses indicadores, fica fácil identificar os resultados de cada colaborador e departamento, e como eles estão evoluindo. Mas, é importante que a franqueadora deixe claro o que espera do franqueado e que os dois se unam aos mesmos KPIs”, conta Marcos Scaldela, empresário à frente da Scaldelai Projetos de Crescimento e autor dos livros “99,9% não é 100%. Você pode mais! ” e “Vendedor Falcão. Visão, velocidade e garra para vencer”.
Para colocar KPI em prática na franquia, entretanto, é preciso estar atento a três aspectos principais: aderência ao negócio, já que o franchising é um setor muito diverso e nem todo indicador pode se adequar em uma determinada rede; precisão, exatidão de dados e informações, e confiabilidade dos dados utilizados; não se basear em um KPI apenas, mas em um conjunto de indicadores.
Vale apontar que um KPI não se trata de uma formalidade, e sim um instrumento de gestão real que, inclusive, foi muito útil para o setor de franquias atravessar esses anos difíceis da economia brasileira.
“Lembre-se que todo franqueado deve medir seus resultados, tanto como prestação de contas para a franqueadora, como para si mesmo. É com base nesses dados que ele vai tomar suas decisões de negócio e realizar ajustes e aprimoramentos. Não é imprescindível sistemas elaborados e metodologias complexas. Um simples controle de caixa e estoque pode ser suficiente em alguns casos, por exemplo”, finaliza Fabiana.