Ao franquear uma marca, é preciso estabelecer bem todos os processos da nova rede, testá-los, e disponibilizá-los para as unidades. Todo esse conhecimento fica armazenado nos manuais, que servem como guias para as novas unidades da marca.
O manuais são ferramentas de trabalho das franquias, e devem estar presentes no cotidiano da operação. Para ser eficiente, o material precisa ser claro, didático e objetivo, com todas as informações que o franqueado vai precisar para tocar o negócio de maneira independente, mas sem ferir o padrão da marca. É importante seguir alguns passos, para que os manuais não fiquem escanteados pelos franqueados.
- Os manuais devem estar permanentemente atualizados. É muito comum a necessidade de fazer alterações em alguns aspectos. Por isso, divida os manuais por módulos, para facilitar as mudanças.
- Para facilitar o processo, é interessante apostar em manuais digitais e em uma plataforma para manter os arquivos acessíveis. Dessa maneira, os arquivos estarão sempre disponíveis para os franqueados e não ficam perdidos nas caixas de e-mail.
- Quanto mais acessível e didático o manual estiver, mais fácil é manter o padrão da franquia. Não deixe de documentar nenhum processo. Isso é importante, já que o conteúdo se perde se não for registrado.
- Os manuais informam sobre os limites de atuação e sobre as responsabilidades dos franqueados. Por isso, deixe claro até onde seu franqueado pode improvisar na gestão da sua unidade.
A partir de tudo isso, é importante se manter em constante comunicação com seus franqueados. São eles que estão no dia a dia da operação e vão poder sugerir melhorias nos processos da rede.
O manual é um documento da sua empresa. Essa documentação evita improvisação e garante que os franqueados vão ter acesso a técnicas que já foram testadas e comprovadas pela franqueadora. Com os manuais em mãos, os franqueados podem conferir informações sempre que tiverem dúvidas. E é importante revisar todos os manuais nos treinamentos, para que todos os conhecimentos fiquem claros e nenhum processo fique em aberto.
Na Central do Franqueado, nosso software para franquias possui um módulo específico para armazenamento de manuais e treinamentos. O módulo suporta diferentes formatos de arquivos.
Quando o franqueador faz o upload do material, pode escolher que o envio seja feito para todos os franqueados ou apenas para alguns. Além disso, sempre que houver alguma alteração na seção, todos os usuários interessados são notificados pela plataforma e pelo e-mail.