DRE: o que é e como funciona em franquias

Documentações e procedimentos devem ser seguidos antes mesmo do empreendedor iniciar o processo para montar uma franquia, e se inteirar sobre todos os passos é regra fundamental para o futuro franqueado. Dentre os documentos, o Demonstrativo de Resultados (DRE) é um dos mais importantes na administração de um negócio, essencial para análise da saúde financeira. É uma ferramenta fundamental e obrigatória, inclusive no universo do franchising.

A consultora de franchising da GSPP Mércia Machado Vergili explica que o DRE também é entendido como um relatório que o empreendedor utiliza para relacionar todas as despesas do negócio, que devem ser separadas em grupos: despesas fixas, despesas variáveis, impostos; em conjunto com as demais receitas da franquia.

“O objetivo é ter conhecimento do resultado financeiro do seu negócio. No DRE, os resultados são apresentados todos os meses, formando um quadro anual, o que facilita a comparação dos números mês a mês”, acrescenta Mércia.

A especialista aconselha que, ao final de cada mês, o empreendedor preencha todos os dados que irão constituir o DRE. As análises são feitas em comparação aos meses anteriores, para verificar se houve alguma mudança relevante em valores.

A lei brasileira exige que todas as empresas, com exceção das que operam como microempreendedores individuais (MEI), construam registros contábeis, incluindo a DRE. O preenchimento deste documento auxilia na compreensão de como cada gasto, seja fixo ou variável, influência nos resultados de uma franquia.

Como funciona o DRE em franquias

O DRE permite observar progressos, tendências e pontos em que deve-se tomar cuidado no setor financeiro da franquia. É possível comparar resultados planejados em orçamento, além de demonstrar tendências em evoluções positivas e, principalmente, caminhos negativos percorridos pela marca. O DRE é, basicamente, um indicador de performance da franquia, sendo aconselhável que alguns pontos constem no documento.

O primeiro desses pontos são as informações de evolução das receitas de vendas, registradas de forma separada das fontes de receitas. Os segmentos de mercado e regiões, impostos e outros tributos também devem estar presentes no documento. Outros itens também devem estar presentes nos cálculos do DRE, como custos referentes aos produtos e/ou serviços oferecidos pela rede franqueada.

Com o preenchimento das informações corretas, o documento também permite identificar os principais pontos que podem oferecer riscos à saúde financeira do negócio, como as despesas gerais e suas representatividades sobre as vendas. As análises do DRE também proporcionam uma projeção de lucro da operação de acordo com tendências do mercado e da evolução do negócio, além de monitorar possíveis endividamentos e estratégias financeiras.

Os resultados devem ser apresentados em um formato padrão e analisados pelo gestor financeiro do negócio. Os dados são também complementados por percentuais calculados por meio da relação entre as contas totais e receitas de vendas, possibilitando análises de tendências da franquia, que podem ser dividas em dois modos:

• Análise Vertical: neste tipo de análise, é verificado de forma individual como cada conta de custo e despesa impacta no resultado das vendas. Construída percentualmente ao longo dos meses, o gestor de finanças deve monitorar se os números permanecem estáveis de acordo com o planejamento e identificar as contas que oferecem riscos, tomando ações imediatas para seguir os parâmetros definidos pelo orçamento original da franquia.
• Análise Horizontal: já a investigação horizontal é responsável por verificar o impacto das contas de custos e despesas, de forma proporcional ao aumento ou diminuição das receitas das vendas de uma franquia. Feita mensalmente, este tipo de análise também monitora a produtividade e rentabilidade de um negócio.

Mércia Vergili explica que, quando o empreendedor busca uma franquia como forma de adentrar no universo dos negócios, é regra que toda franqueadora apresente um DRE de resultado de uma loja também franqueada como modelo.

“É uma forma de demonstrar as expectativas com a unidade franqueada, com receitas e despesas que o empreendedor poderá ter em sua loja. É um momento de entrar em contato com as previsões de uma franquia”, explica a consultora.

Depois que as atividades como franqueado são iniciadas, muitas vezes a rede franqueadora apresenta um modelo de DRE que pode ser usado pelos franqueados. Mércia informa que, a partir das informações de todos os franqueados inseridas no mesmo modelo de DRE, fica mais fácil realizar análises e comparações de resultados. “Essa análise comparativa, entre os franqueados, pode ser muito útil para reduzir as despesas e melhorar os recebimentos da franquia”, pondera.

Constituindo o DRE da franquia

Todas as fontes de receitas de uma franquia devem ser mapeadas e identificadas, de acordo com histórico de vendas e características do ciclo de vendas da franquia. Quando somadas, as diferentes fontes de receitas incorporam o faturamento geral, que deve ser declarado e documento no orçamento anual da franquia, aprovado anteriormente para o ano fiscal.

A somatória das diversas fontes de receita formam também a base para estabelecer as metas do plano de vendas do negócio, que deve contemplar as políticas de preços praticados pelo canal. As fontes de receita apresentam ciclos de vendas específicos, e exigem dedicação desde o momento de prospecção de clientes até a fase de conversão de oportunidades em vendas.

Outro passo importante é a projeção de faturamento. O Sebrae aconselha que esse tipo de análise deve ser feito por um gestor financeiro, que deverá facilitar o processo levando em consideração as várias áreas que impactam nas receitas, como vendas e marketing, além de custos com gerências de produtos, por exemplo, e despesas com administração.

O planejamento da receita de um negócio deve conter itens importantes, como as análises dos dados de mercado, número de clientes existente, expectativas de prospecção de novos consumidores e, caso exista, dados sobre novos canais de venda da franquia. Parcerias estratégicas para crescimentos em dada região e aposta em novos produtos também devem estar presentes, além de informações sobre os serviços existentes.

Mércia esclarece que, no caso das franquias, o futuro franqueado deve ficar atento ainda ao valor de locação do ponto comercial.

“Esta é uma despesa que, depois de contratada, não existem formas de redução de valor. Portanto, a contratação deve seguir a orientação do franqueador e estar adequado ao valor indicado como viável”, aconselha. Para a especialista, o ponto comercial deve ter bom fluxo de possíveis clientes, para que receitas possam ser geradas.

Por meio do DRE, o futuro franqueado consegue saber como agir para evitar perdas do varejo, investir nos produtos que realmente devem ser comprados, e deixar de comprar aqueles que são desperdiçados por má estocagem, erros no preparo dos produtos ou, simplesmente, porque os clientes não buscam certos tipos de produtos.

“Atenção na receita e despesa do dia-a-dia e na análise final de cada mês são pontos que não devem passar em branco na administração de uma franquia”, alerta Mércia.

Um dos pontos positivos de investir em um sistema de franquias, é o suporte que a rede oferece aos franqueados, seja na resolução de burocracias, preparo de documentação e início das atividades da unidade. Mércia ressalta que: “muitos sistemas de gestão de lojas, por exemplo, já oferecem o DRE ao franqueado, que podem vir acompanhados de gráficos que auxiliam na análise dos resultados”.

DRE em franquias

Toda franqueadora deve construir um modelo de DRE de acordo com as características do negócio. A partir da análise de receitas proporcionada por este documento, franqueador e franqueados conseguem visualizar de onde vêm as receitas, custos e despesas fixas e, portanto, tornar resultados mais palpáveis. Por isso, não é recomendado buscar modelos de DRE na internet, ou construir modelos com números e muitas classificações, que podem dificultar a análise dos dados.

O empreendedor deve compreender que o DRE da franqueadora será completamente diferente das unidades franqueadas, uma vez que certas receitas da franqueadora, por exemplo, taxas de franquia e royalties, não constam como receita para as franquias. Logo, é comum que as redes apresentem aos franqueados um modelo de DRE próprio para as unidades e, separadamente, construam um documento para a franqueadora, diferente em alguns dados a serem preenchidos e gastos.

Para um bom DRE, é preciso analisar a estrutura das contas e, dependendo do caso, remanjear os gastos. Ter um planejamento orçamentário, de olho em um futuro próximo, auxilia os empreendedores a prestarem atenção nos investimentos e despesas mensais ao longo do período pré-determinado.

O Sebrae aconselha que todos os franqueados recebam treinamentos voltados para conhecidos financeiros da rede, para que a DRE seja preenchida corretamente e, principalmente, que a equipe de funcionários fale a mesma língua e compreenda todos os passos da saúde financeira da unidade.

Por meio das ferramentas certas de análise, como no caso da DRE, as franquias conseguem aumentar o poder de tomada de decisão e, além disso, potencializar a transparência com os franqueados. O planejamento orçamentário mensal é a chave para analises e previsões a longo prazo.