Comunicação é um dos fatores mais cruciais para o sucesso de uma rede de franquias. Manter um bom relacionamento com os franqueados e proporcionar um bom atendimento de suporte faz toda a diferença no desempenho das unidades, o que reflete diretamente nos resultados da rede como um todo.
Ainda que seja cada vez mais comum que as franqueadoras disponibilizem múltiplos canais de contatos aos franqueados, tornando a comunicação mais acessível, essa estratégia precisa ser bem controlada ou pode acabar “bagunçando” o processo. E-mail, SMS, telefone, Skype e WhatsApp são ferramentas super úteis, mas é preciso ficar de olho para não acabar com mensagens perdidas, falta de respostas e outras falhas comunicacionais que podem gerar grandes dores de cabeça para franqueadores.
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Nesse sentido, investir em um sistema de extranet é uma solução poderosa. Contando com ferramentas que permitam centralizar e fazer uma gestão mais apurada das interações com franqueados, é possível garantir mais segurança e eficiência, além de otimizar o tempo da equipe de atendimento.
A extranet pode ser utilizada em qualquer fase da relação entre franqueadora e franqueados e tem como grande vantagem o fato de ser algo próprio da rede. Com acesso restrito a pessoas que são, de fato, parte do seu negócio, você consegue assegurar o controle de informações e ainda garante meios de que comunicados e solicitações não fiquem perdidos em outros canais.
Extranet na implantação de novas unidades
A implantação de uma nova unidade merece atenção redobrada na troca de informações entre franqueadora e franqueado. Afinal, esse é o momento em que o franqueado mais vai precisar do suporte da rede, e a franqueadora deve se certificar de que todo o processo está correndo conforme os padrões estabelecidos.
Com uma boa plataforma, é possível acompanhar esse processo passo a passo, orientando o franqueado e colocando prazos e tarefas de forma clara, para que nada seja esquecido.
Além disso, essa fase pode ser apoiada por manuais e materiais que contribuam para o andamento das ações. Através da extranet, pode-se fazer o compartilhamento de arquivos (PDFs, apresentações, vídeos etc.) apenas com usuários selecionados, transmitindo informações com segurança.
Extranet no atendimento ao franqueado
Não é só durante a implantação de uma nova unidade que o franqueado precisa do suporte da rede: todo o sistema de franchising é baseado nessa troca constante entre as partes e, no dia a dia da operação, é comum que surjam dúvidas e demandas que precisam ser esclarecidas entre rede e franqueados.
A extranet torna toda essa comunicação muito mais simples. É possível desenvolver uma central de atendimento privada, que permita a criação de tickets para acompanhar o andamento de solicitações por parte do franqueado, por exemplo.
Outro recurso valioso é o de comunicados internos: com ferramentas que possibilitam a entrega de alertas para usuários específicos, a franqueadora pode monitorar mensagens lidas e recebidas, evitando problemas com e-mails ignorados ou nunca recebidos.
Além disso, ainda há a possibilidade de contar com chats e blogs internos, que possibilitam tanto o compartilhamento de conteúdos e notícias quanto a troca rápida de informações. Tudo de forma centralizada e segura.
Extranet para franquias com Solutto
O Solutto, software especializado em sistemas de gestão para franquias, oferece uma solução completa e personalizada em extranet.
O módulo conta com ferramentas específicas para a comunicação na fase de inauguração de novas unidades, sistema de comunicados controlados, chat, publicação de conteúdos e blogs internos e uma plataforma de central de atendimento ao franqueado.
Todos os recursos são personalizáveis para cada usuário, e a franqueadora consegue gerenciar e manter um controle pontual das informações trocadas, com registros de fácil acesso e ferramentas centralizadas que ajudam a otimizar o trabalho da equipe de atendimento.
