Recentemente um estudo do Movimento Brasil Competitivo em parceria com a Fundação Getúlio Vargas apontou que o Brasil tem um potencial de crescimento de mais de R$ 1 trilhão no PIB do país se investir em digitalização de processos, aumentando a eficiência com a tecnologia digital. Num momento em que a transformação digital não sai da “boca do povo” em artigos, palestras, workshops, deveria ser algo bem mais tangível e próximo de acontecer e, não somente nas gigantes, mas também nas MPEs. Como mostra o gráfico abaixo, ainda temos um caminho a desbravar.
Digitalizar e automatizar significa empregar recursos técnicos em atividades que possuem regras, um passo-a-passo, uma integração entre áreas, permitindo que o foco e a energia dos executores sejam destinados ao que, de fato, necessita de uma tomada de decisão, de uma análise estratégica e principalmente na melhoria contínua.
Mas o que muitos não se atentam, e acabam se dando conta de forma dolorosa (e custosa) durante uma etapa de implementação afoita de automatização, é que automatizarão um processo existente. E é aí que está o “x” da questão: o processo existente é o melhor? Por que fazemos assim? E quem conhece as regras? Quais indicadores monitoramos?
Normalmente as respostas para estas perguntas são:
O processo existente é o melhor? “…não sei dizer…”
Por que fazemos assim? “… sempre foi feito assim…”
E quem conhece as regras? “… o colaborador anterior me passou, mas não está escrito ou formalizado em nenhum lugar…”
Quais indicadores monitoramos? “…não temos indicadores, mas nosso feeling é…”
Então, ao pensarmos em digitalização e automatização, precisamos lembrar que a ferramenta, seja ela qual for, será direcionada e parametrizada com base nas respostas acima. Por isso, elas precisam ser as mais consistentes e coerentes possível.
Concluímos, portanto, que se faz fundamental que os processos sejam conhecidos na empresa de forma end-to-end, ou seja, de ponta a ponta, incluindo todas as áreas participantes. É importante utilizarmos uma metodologia simples de entendimento dos processos como eles são, o que chamamos de AS IS e que sejam redesenhados desafiando e validando as oportunidades de melhorias que podem ser aplicadas, definindo indicadores para monitoramento, fluidez, eficiência nas atividades e ganho de produtividade.
Seguramente, se automatizarmos sem conhecermos todos os impactos na esteira do processo, com olhar isolado, asfaltaremos o caminho de cabra*. Seria a mesma coisa que automatizar um processo errado, o resultado seria cometer o mesmo erro mais rápido. Não é certamente o que buscamos, correto?
*Caminho de cabra: expressão popular que significa trilha íngreme, acidentada e/ou irregular.
Com a colaboração de Sueli Sguillo especialista em Transformação digital da AGR Consultores.
