Apesar de já haver uma flexibilização gradual na quarentena e muitas empresas estarem retomando as atividades presenciais, há companhias que decidiram manter o trabalho remoto.
Gigantes da tecnologia, como Google e Facebook, por exemplo, já anunciaram que vão continuar com boa parte de suas operações em home office, mesmo com a possibilidade de voltar aos escritórios.
Esse movimento é impulsionado pela insegurança que ainda cerca os profissionais em voltar a interagir com os colegas no ambiente de trabalho – já que o vírus continua avançando pelo país –, e também pela percepção de que é possível entregar resultados mesmo estando em casa.
De fato, muitas companhias podem manter parte ou toda a equipe em home office, desde que existam algumas precauções.
Embora o home office tenha sido adotado emergencialmente no início da pandemia, agora as companhias têm condições de avaliar com tranquilidade quais são as fragilidades e gargalos deste sistema e otimizá-lo para que ele seja viável no longo prazo.
Uma das principais preocupações que vem sendo levantada é a fragilidade com a segurança das informações, um aspecto fundamental para redes que têm times atuando em casa.
Neste artigo, vamos entender quais são perigos que cercam o home office neste momento e como superá-los para manter garantir que o trabalho em casa proteja a saúde dos funcionários e os dados das empresas.
Fragilidades do home office com a segurança digital
Um estudo global realizado pelo software Capterra e pela consultoria de pesquisas Gartner revelou que 55% dos profissionais acredita que as empresas podem funcionar permanentemente em home office e 74% dos entrevistados gosta de trabalhar em casa.
Certamente, a pandemia acelerou a aceitação do home office como um modelo possível para muitos setores. Mas essa dinâmica de trabalho também revelou alguns pontos que precisam ser trabalhados.
No que diz respeito à tecnologia, os riscos estão ligados principalmente à segurança das informações.
“No início da pandemia, nem todas as empresas tiveram como garantir os controles de acesso ou VPN (Virtual Private Network – que dá segurança específica) para seus colaboradores. Com esse tipo de situação, o acesso a informações sensíveis e segurança acabou deixando a desejar”, explica Eduardo Tardelli, CEO da upLexis.
Sem esse tipo de ferramenta de segurança, os dados acessados pelos profissionais em suas casas estão muito mais vulneráveis a vazamentos e utilizações indevidas.
Mas o problema não se limita à falta de uma conexão segura.
Um estudo da Kaspersky apurou que apenas 44% dos funcionários de pequenas empresas no Brasil receberam instruções de segurança para trabalhar de casa com equipamentos pessoais.
Ou seja, mais da metade dos funcionários de companhias de pequeno porte estão utilizando seus celulares, computadores e outros dispositivos pessoais para acessar e armazenar dados empresariais sem qualquer tipo de orientação de segurança.
Juntar o uso de equipamentos pessoais com a falta de uma rede segura para o tratamento de informações cria um cenário muito perigoso para as empresas.
Felizmente, é possível contornar esses problemas unindo boas ferramentas tecnológicas e um time de TI (interno ou terceirizado) que possa ajudar a implementar políticas de segurança da informação para tornar o home office ainda mais eficiente e seguro.
Como manter a segurança e o compliance no trabalho remoto
Com o objetivo de garantir que os dados pessoais do profissional e as informações sigilosas da empresa estão em segurança, são recomendadas algumas práticas:
Diagnóstico da situação atual
O primeiro passo para garantir um trabalho mais seguro em home office é fazer um diagnóstico da situação atual.
Entender quantos colaboradores estão em casa, quais são suas tarefas, de que tipo de ferramentas precisam e como elas devem ser utilizadas é uma boa forma de começar.
“Os gestores devem estar muito ligados no que tange às suas equipes e aos recursos físicos, como estrutura do local em que está atuando, dispositivos e conexão de internet. Nesse ponto, a comunicação é essencial para entender caso a caso”, reforça Eduardo.
Oferecer equipamentos e ferramentas seguras
Ciente do cenário atual, a gerência deve providenciar equipamentos e soluções que garantam a segurança do trabalho à distância.
Remotamente, o time de TI pode implementar ações como auxiliar na configuração de roteadores e VPN, criptografar conexões de rede, criar senhas e níveis de acesso de acordo com as necessidades de cada profissional.
Também pode ser necessário acionar a logística para entregar novos computadores, celulares e outros itens corporativos para a execução segura das atividades.
Criar rotinas de atualização e backup
Certas rotinas que foram estabelecidas dentro dos escritórios podem acabar se perdendo quando os times estão atuando em casa.
Se isso estiver acontecendo, é fundamental retomar esses protocolos, principalmente aqueles ligados à criação de backups (cópias de segurança), que podem ajudar na restauração de dados caso haja algum tipo de perda de informações.
Também é importante atualizar programas e aplicativos periodicamente, já que boa parte das atualizações de software são disponibilizadas para corrigir erros e melhorar a segurança.
Conscientizar as equipes
Por fim, os gestores devem informar os funcionários da importância de seguir os protocolos de segurança.
“É muito importante oferecer manuais e treinar as equipes apresentando o assunto de uma maneira simples e acessível. Os materiais de orientação devem ser feitos em conjunto pela diretoria, RH e o pessoal de TI responsável pela segurança da informação. Essa medida garantirá maior segurança aos funcionários, dados e, claro, a empresa”, indica o CEO da upLexis.
Cabe também deixar claro qual deve ser a postura adotada quando um profissional identificar algum tipo de problema, bem como quem ele deve contatar nesses casos.
Essas são orientações gerais que devem ajudar redes de pequeno e médio porte que gostariam de manter os funcionários trabalhando em casa por mais tempo, mas não podem descuidar da segurança de dados.
Porém, vale a pena fazer uma avaliação profunda para identificar que outras necessidades específicas o seu negócio possui e que também precisam receber atenção do time de TI.
“O home office veio pra ficar e mostrar a flexibilização no formato de trabalho. E a tecnologia pode apoiar esse movimento positivo”
