Comply, do inglês, agir de acordo com as regras. Um programa de compliance se estrutura como um guia de normas e regras, mostrando e orientando os funcionários em como agir e se portar em diferentes situações.
Este é um assunto muito presente em multinacionais e grandes empresas, entretanto, o compliance pode ser abordado em franquias e pequenos negócios e ajudar muitos empresários a deslanchar o empreendimento.
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A essência do compliance tem tudo a ver com a administração e o gerenciamento de um negócio. O termo é adotado para monitorar riscos, identificar quando protocolos e regras são quebrados e “punir” quem não segue as orientações propostas pela empresa.
Este programa é tão importante para o sucesso de um negócio que a conscientização de um funcionário pode ter impactos muito positivos dentro da gestão, podendo evitar riscos financeiros e manter a boa reputação da empresa.
É fato que muitas franquias e pequenos negócios no país ainda não adotaram o programa compliance. Ele é mais comum de acontecer efetivamente nas multinacionais, que já possuem uma base de legislação internacional, essencial para regulação dos funcionários, e já chegam ao Brasil mais estruturados. Há pouco tempo empreendimentos brasileiros começaram a compreender a importância do compliance para a gestão de um negócio.
A adoção do compliance não cabe somente a órgãos ou empresas do setor público. Este tema pretende diminuir drasticamente todos os riscos em que o negócio pode estar inserido, relacionados aos cumprimentos de políticas internas ou regulamentos externos.
Se uma empresa do segmento de farmácia deseja apostar em uma estratégia de marketing mais agressiva, o compliance entrará para ajudar o empreendedor a entender se o marketing não estará violando nenhuma regra da empresa ou da Anvisa, por exemplo. Em outras palavras, o compliance auxilia o negócio a seguir os requisitos necessários para operar.
Como implantar o compliance na sua franquia
Para implantar o compliance em seu negócio, é necessário que o CEO da marca tenha vontade legítima de ter este programa em operação. É importante montar uma análise de riscos para entender quais são os desafios que a franquia precisa enfrentar e quais são as estratégias necessárias para isso.
Como sequência, é importante criar políticas e controles para diminuir possíveis riscos, além de investir em comunicação e treinamento para os funcionários da empresa, voltado para as estratégias do compliance.
Além disso, é necessário designar uma equipe responsável para identificar problemas. Também é essencial concentrar esforços para investigar do que se trata cada problema e a autoria de tais violações de normas.
Dentro de uma franquia, o papel da marca franqueadora em oferecer treinamentos e consultorias é essencial para evitar qualquer risco. Com o treinamento, o franqueado ficará por dentro não apenas de conceitos admnistrativos, financeiros, da área de marketing ou jurídico, mas será instruído em como se portar em situações de crise, além de padronizar operações da rede. Manuais oferecidos pela rede complementam o treinado dado ao franqueado, que poderá consultar conteúdos sempre que necessário.
A consultoria de campo já aborda questões do dia a dia de um negócio e poderá detectar qualquer problema ou situação de risco. O consultor terá a chance de atuar em conjunto com o franqueado, instruindo como corrigir a situação e, se necessário, “puni-lo”.
Para engajar os funcionários de uma franquia e, até mesmo, o franqueado, é importante que a comunicação seja proativa e a empresa não pode impor o compliance. Com a comunicação, é necessário mostrar os malefícios de não seguir o compliance, mostrar quais serão os impactos na empresa e, sobretudo, conscientizar que cada funcionário tem sua parcela de responsabilidade – ou seja, cada uma de suas ações irá refletir no resultado final, seja em questões financeiras ou na reputação da marca.
A marca também precisa investir em um canal exclusivo para receber denúncias dos próprios funcionários, garantindo confidencialidade – pode ser um canal online, que irá direcionar as informações à equipe de compliance, por exemplo.
Um ponto importante para ficar atento é: o compliance é um ciclo dinâmico e que precisa ser revisado periodicamente, ou cada vez que a marca adquirir uma nova complexidade, como inaugurar uma nova unidade em uma região na qual ainda não atuava.
Como o Solutto pode ajudar o compliance da sua franquia
Como sua empresa se organiza para que os valores éticos sejam seguidos pelos funcionários, mantendo viva a reputação da marca e incentivando comportamentos positivos? Com recursos e integrações especialmente desenvolvidos para o franchising, o Solutto oferece soluções interessantes para a implementação de compliance em franquias.
Em tempos de acordo de leniência e intensas discussões sobre ética, é imprescindível adotar o compliance na gestão da rede. Muitos dos erros cometidos pelos franqueados caem na conta da franqueadora, colocando em risco a imagem construída.
Nesse sentido, o Solutto permite que as empresas tenham acesso aos manuais de orientação de compliance, além de disponibilizar a opção de construção de treinamentos para franqueados e equipe da unidade.
Com esta facilidade, é possível administrar questões tributárias, relação com poderes públicos, além de entrar em contato com tantas outras boas práticas de compliance e governança.
Em casos onde o Solutto é adotado como sistema de gestão de unidades franqueadas, é possível ainda criar ferramentas de monitoramento que geram alertas sempre que indícios de comportamentos inadequados são detectados, como a sonegação de royalties ou aquisições de produtos de fornecedores não homologados.
