Para os donos das redes de franquias, o BPO (Business Process Outsourcing) é uma das melhores alternativas para terceirizar os processos administrativos do negócio e conseguir dedicar mais tempo para a expansão e as tarefas que realmente dependem de você.
Porém, nem as ferramentas mais úteis e importantes podem desempenhar os seus papéis com máxima eficiência se não forem bem implementadas, não é mesmo?
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Por isso, depois de adotar o BPO como instrumento para automatizar e simplificar a administração, é fundamental que você se preocupe em evitar alguns erros que podem acontecer na etapa de implementação. Vamos ver os mais comuns a seguir.
Não mapear os processos adequadamente
Um BPO só funcionará bem se, na fase de implementação, você já tiver todos os processos administrativos internos mapeados corretamente.
Se essas informações não forem colhidas adequadamente e ajustadas no BPO, você pode não usufruir das melhorias que o sistema proporciona e até mesmo experimentar falhas graves no fluxo de gestão porque há “buracos” na sequência de atividades.
Até que você consiga identificar a falha no mapeamento de processos e corrigir os passos administrativos, as chances da rede de franquias apresentar prejuízo são bem altas.
Manter um sistema desatualizado
Se você está implementando um BPO na sua rede de franquias precisa se preocupar em manter os dados sempre atualizados. Isso é importante em todos os departamentos, como o financeiro, o de RH e o de TI, por exemplo.
Afinal, se as suas contas a pagar não estiverem atualizadas, por exemplo, você pode acabar se esquecendo de honrar algum pagamento e criar uma dívida apenas por falta de organização.
Não se preocupar em otimizar os processos
Um dos melhores pontos em ter um BPO na sua rede de franquias é ter a chance de otimizar e automatizar os processos administrativos com base nas boas práticas para o negócio.
Mas, se você não se preocupar em fazer essa otimização e redesenhar algumas rotinas do negócio, dificilmente vai conseguir aproveitar essa vantagem.
Ainda que possa parecer difícil em um primeiro momento, é fundamental fazer mudanças na gestão para modernizar a operação.
Não informar a equipe
O BPO integra diferentes profissionais e departamentos para centralizar a gestão e reduzir as chances de haverem falhas e fraudes, mas isso só funciona se todos os funcionários que tiverem algum tipo de tarefa administrativa souberem sobre ele.
Converse com a sua equipe, explique o que é o BPO e como a ferramenta vai ajudar os negócios e fale sobre a importância de manter a consistência nos dados que serão imputados no sistema. É fundamental criar uma cultura organizacional que preze pela boa administração da ferramenta para que ela funcione adequadamente.
Deixar de acompanhar os indicadores
Outro passo importante da implementação é determinar quais serão os indicadores de sucesso. Valores como número de vendas, quantidade de franquias comercializadas dentro de um período, adimplência dos franqueados e retorno sobre o investimento em divulgação são alguns dos indicadores mais populares e que dizem muito sobre a sua rede de franquias.
Porém, esses números todos não fazem nada sozinhos, e de nada adianta definir os indicadores se você não acompanhá-los, analisá-los e utilizá-los para melhoras suas estratégias.
Um bom sistema de BPO pode fornecedor relatórios incríveis, mas você precisa estudá-los cuidadosamente e procurar insights que te ajudem a impulsionar o crescimento da franquia e a evitar crises antes que elas cheguem a prejudicar a sua marca.
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