10 ferramentas para se organizar no trabalho remoto

Com as medidas de isolamento social, essenciais no combate ao coronavírus, muita gente precisou adotar o trabalho remoto.

Embora tenha muitas vantagens, o home office é desafiador – especialmente para quem está trabalhando em casa pela primeira vez. Conciliar as tarefas do trabalho com as tarefas domésticas, o horário de almoço e a convivência com a família

Mesmo para quem já trabalhava em home office, a rotina durante a quarentena é outra. Além da ansiedade causada pelo cenário de pandemia, com o comércio e escolas parados, agora a casa está mais cheia. Para quem tem crianças, o desafio é ainda maior.

Diante disso, organização deve ser a palavra de ordem. E as ferramentas para trabalho remoto são uma ajuda extra para conseguir dar conta das atividades.

Para te ajudar na adaptação, selecionamos algumas ferramentas para trabalho remoto que oferecem recursos para reuniões online, gestão de tarefas e compartilhamento de arquivos. Boa leitura e bom trabalho!

Ferramentas para videoconferências e chat

Para não precisar recorrer sempre ao telefone ou WhatsApp pessoal dos funcionários, empresas que estão operando em home office podem adotar ferramentas para trabalho remoto com foco em facilitar a comunicação entre a equipe.

Há várias plataformas de chat online disponíveis no mercado, e centralizar todos os assuntos referentes à empresa em um único canal vai contribuir bastante para a organização do trabalho. Assim, evita-se que os colaboradores (e demandas) acabem se perdendo.

Jás videoconferências são uma das principais formas de fazer reuniões não presenciais com a equipe. Essas chamadas em grupo facilitam a discussão de demandas pontuais e substituem as reuniões mais necessárias com eficiência.

Há várias ferramentas para trabalho remoto para conversas por texto, áudio e vídeo. A seguir, você confere algumas.

Skype

O Skype é uma das ferramentas mais famosas para fazer chamadas de áudio e vídeo online. A plataforma pode ser acessada tanto em uma versão web, no próprio navegador, como por meio de aplicativo ou programa para PC. Pode-se reunir até 50 pessoas em videochamadas, ou 250 na versão Business, que tem funções exclusivas.

O Skype também tem outra solução interessante para tempos de trabalho remoto. A ferramenta permite obter números de telefone locais para realizar ligações diretamente da plataforma, por meio da compra de créditos.

O Skype também é uma ótima alternativa para conversas via chat e permite, inclusive, o envio rápido de arquivos.

Hangouts Meet

Para quem precisa fazer videoconferências, o Hangouts Meet é uma boa alternativa. A ferramenta de reuniões remotas do Google permite conversas em vídeo, áudio e texto, sem a necessidade de fazer download de um programa no computador.

Diante da crise do coronavírus e o aumento do trabalho em home office, o Google liberou gratuitamente alguns recursos premium da ferramenta em todo o mundo, até o dia 1º de julho. Com isso, é possível fazer reuniões com até 250 pessoas ao mesmo tempo.

Whereby

O Whereby permite reuniões com áudio e vídeo diretamente no navegador, sem a necessidade de que os participantes façam login no site ou download de algum programa. Também é possível fazer compartilhamento de tela e gravar reuniões.

Com o cadastro gratuito, é possível ter uma sala de reunião com até quatro participantes. Com os planos pagos, que partem de US$ 9,99 mensais, o usuário tem acesso a funções mais avançadas e podem reunir até 50 participantes (sendo 12 com vídeo simultâneo).

Slack

O Slack é uma ferramenta para troca de mensagens por texto amplamente usada por empresas para comunicação interna. Com ele pode-se criar tanto chats individuais, para que um funcionário mantenha conversas privadas com outro, quanto chats em grupo, nos quais podem ser adicionados usuários específicos.

Além das conversas via mensagens de texto, a ferramenta também disponibiliza chamadas de voz e vídeo.

É possível usar o Slack tanto com um cadastro gratuito quanto contratando planos pagos, que oferecem funções e recursos exclusivos. Os preços partem de US$ 4 mensais.

Ferramentas para compartilhamento de arquivos

Uma demanda bastante importante do trabalho remoto é o compartilhamento de documentos e arquivos com os colegas de trabalho. Para não ter que fazer tudo via e-mail, ferramentas específicas podem ser de grande ajuda.

Google Drive

Já bastante conhecido, o Google Drive é uma ótima solução para criar e compartilhar documentos, planilhas e apresentações rapidamente. A ferramenta permite a edição simultânea dos arquivos, o que facilita que várias pessoas da mesma equipe possam contribuir com um documento ao mesmo tempo. Também é possível enviar documentos, imagens e vídeos em diferentes formatos para a ferramenta, que funciona como um arquivo virtual.

Tudo é atualizado em tempo real e fica salvo na nuvem. Os arquivos criados ou adicionados no Drive podem ser acessado a qualquer momento por quem recebeu o compartilhamento do material.

Dropbox

O Dropbox é outra ferramenta de armazenamento compartilhado bastante reconhecida. Com ela, é possível reunir em um único lugar arquivos tradicionais e conteúdos em nuvem, além de links web e documentos próprios do recurso Dropbox Paper.

Os planos Business (que têm suporte a múltiplos usuários) custam a partir de US$ 15 mensais, com possibilidade de teste gratuito por 30 dias. Para uso individual, há um cadastro gratuito com até 2GB de espaço, ou planos pagos a partir de US$ 9,99 mensais.

Ferramentas para distribuição e gestão de tarefas

Um dos maiores desafios de trabalhar em casa é manter uma gestão eficiente de tarefas. É importante conseguir distribuir tarefas entre colaboradores e acompanhar o andamento delas, tudo sem o contato presencial.

Felizmente, facilitar a distribuição e a gestão de tarefas é o foco de diversas ferramentas para trabalho remoto.

Google Agenda

Não precisa buscar soluções mirabolantes nem ir muito longe para encontrar boas ferramentas para trabalho remoto. O Google tem alguns recursos simples, mas interessantes para ajudar na organização da rotina.

O Google Agenda é um deles. O recurso pode dar um fôlego a mais na organização da rotina de trabalho em casa. A ferramenta possibilita criar um calendário de eventos, adicionando outras pessoas e convidando-as por e-mail. Isso facilita a distribuição de tarefas entre pessoas da equipe e o agendamento de reuniões à distância.

Também é possível verificar todas as tarefas distribuídas no calendário de forma bastante visual, inclusive sinalizando-as com cores diferentes. Assim, fica mais fácil visualizar o que está sendo feito ou precisa ser iniciado, sem perder prazos e compromissos.

Trello

O Trello é uma ótima ferramenta gratuita para fazer a gestão de tarefas no trabalho remoto. A plataforma permite a criação de quadros, que podem ser separados por projetos, departamentos ou clientes, por exemplo. Dentro dos quadros, é possível organizar as tarefas em colunas e cartões.

Os cartões podem conter conteúdo em texto e arquivos anexados em diversos formatos. O Trello possibilita ainda sinalizar os cartões com etiquetas de cores diferentes, atribuí-los a usuários que participam do quadro, adicionar checklists e data de entrega.

Os usuários também podem adicionar comentários aos cartões, uma função bastante prática para resolver problemas pontuais e tirar eventuais dúvidas. Assim, todo o histórico de execução da tarefa fica registrado e disponível para que qualquer membro da equipe possa acessar de forma simples.

Teamwork

O Teamwork é uma ferramenta robusta para gestão de projetos. Por meio dele, pode-se criar listas de tarefas separadas para diferentes projetos ou clientes.

A plataforma permite adicionar comentários, fixar prazos para conclusão, anexar arquivos e registrar cada etapa em execução. Além disso, os usuários podem contabilizar as horas aplicadas em cada tarefa, o que ajuda no controle de horas trabalhadas – tanto para o gestor quanto para os próprios colaboradores.

O plano gratuito possibilita a criação de até dois projetos, com acesso para cinco usuários. Já os planos pagos oferecem mais recursos e podem englobar mais usuários e mais projetos (de 300, no plano mais básico, até projetos ilimitados). Os pacotes custam a partir de US$ 9 por mês.

Runrun.it

Especializado em gestão de trabalho remoto, o Runrun.it oferece recursos para organização de tarefas, automatização de demandas e centralização de informações para cada projeto.

A empresa indica a ferramenta especialmente para agências de marketing digital e de publicidade, empresas de TI e consultorias, além de departamentos específicos dentro de grandes empresas de outros segmentos.

É possível cadastrar-se gratuitamente e testar o Runrun.it de forma ilimitada por 14 dias. Depois desse período, o usuário deve escolher se deseja continuar com uma conta gratuita ou assinar um dos planos pagos.

O plano grátis suporta até cinco usuários e 50 tarefas abertas, o que já pode ser suficiente para empresas menores. Os planos pagos (business ou enterprise) oferecem usuários e tarefas ilimitados, além de outros recursos exclusivos. Os preços partem de R$ 59 por usuário por mês.

Confira aqui mais dicas para manter a produtividade e o engajamento no home office.