O home office está sendo uma das principais medidas adotadas pelas redes de franquias para reduzir os riscos de contaminação com o coronavírus.
Mesmo já sendo uma realidade há alguns anos, muitas redes ainda não tinham experimentado a gestão de negócios em home office. E, por não estarem verdadeiramente preparados para esse formato, os gestores mais tradicionais podem estar se perguntando: como continuar mantendo o time coeso e produtivo trabalhando à distância?
Conversamos com alguns especialistas que deram dicas para ser um bom líder de equipes em home office e garantir um trabalho de qualidade, mesmo com os funcionários trabalhando em casa.
Demonstre confiança
“Muitas vezes, o trabalho remoto diminui a segurança do gestor de que os colaboradores realmente estão engajados na entrega dos resultados. Um dos erros mais comuns é o microgerenciamento e excesso de controle sobre as pessoas”, explica Michele Heemann, gerente de pessoas e Cultura da Contabilizei, companhia de contabilidade online.
De acordo com ela, a confiança no comprometimento e competência dos funcionários é fundamental para garantir um trabalho de qualidade e evitar que o profissional sinta que todas as suas ações estão sendo fiscalizadas.
“Neste modelo é necessário criar processos para ver o progresso do trabalho, e não das pessoas. A sensação de estar sendo vigiado cria um ambiente de insegurança”, continua Heemann.
Juliano Primavesi, CEO da KingHost, concorda: “a melhor ferramenta para que o trabalho remoto tenha sucesso é a confiança. É compreender que o mais importante é que o trabalho seja feito e confiar que as combinações e expectativas serão honradas por ambas partes, líderes e liderados, sem a necessidade de um ambiente altamente controlado”.
Considerando que estamos vivendo um momento de instabilidade e os colaboradores já estão apreensivos, deixá-los ainda mais inseguros certamente não é uma boa ideia.
Ofereça as ferramentas necessárias
É muito difícil se manter engajado e produzir de forma adequada sem as ferramentas necessárias.
“Antes de mais nada, os gestores devem se questionar sobre os seguintes aspectos: O colaborador tem a infraestrutura necessária para realizar sua função? Os sistemas estão adequados?”, sugere Juliano.
Pensando nisso, cabe as empresas oferecer todos os equipamentos, softwares e outros instrumentos que forme um verdadeiro “escritório virtual”.
Esse conjunto de ferramentas pode ser formado por recursos de gestão de projetos, comunicação (chat, vídeo conferência, gestão de agendas, etc), administração de documentos online e outros softwares específicos para o trabalho que será desempenhado.
Ter uma boa estrutura para desempenhar suas tarefas e atingir os resultados esperados ajuda o profissional a sentir que continua trabalhando da mesma forma, só que em outro lugar.
“Dessa forma, todos terão um alinhamento sobre quais softwares e ferramentas utilizar. Além disso, saberão onde encontrar e centralizar informações relevantes para o time, facilitando o dia-a-dia de trabalho”, finaliza Juliano.
Crie rotinas
“O improviso nos leva a tomar decisões erradas. Para fazer essa transição da forma correta, o líder precisa desenhar um plano que contemple a entrega de resultado com excelência levando em consideração o lado humano”, recomenda Michele.
Segundo ela, cabe ao gestor estruturar a rotina do trabalho em home office, criar protocolos individuais e também para a equipe, de forma que ele consiga mapear as ações, necessidades e performance de cada colaborador, bem como guiar o trabalho do time.
Fazer reuniões matinais às segundas-feiras para alinhar as tarefas da semana e escolher um dia da semana para conversar com cada colaborador ou setor ao fim do dia, por exemplo, são rotinas que costumam ser eficientes.
A gerente da Contabilizei também frisa que é importante delimitar os horários de atuação de cada um, incluindo as pausas.
Ela indica que o líder sempre cumprimente os funcionários no início do expediente e se despeça quando o horário de trabalho chegar ao fim. Essa é um a forma de reforçar que, mesmo em casa, existe uma rotina e horários a serem cumpridos.
Delegue tarefas e atribua prazos
“Quando trabalhamos com um time a distância é imprescindível que todos saibam antecipadamente qual será a sua participação dentro do time. Acima de tudo, as pessoas precisam ter as informações e ferramentas necessárias para execução do trabalho. Com isso, garantimos um ambiente de maior engajamento e produtividade”, explica Juliano.
Em outras palavras, a dica para os gestores é: definir as entregas e prazos com clareza e monitorar o trabalho e não, necessariamente, o profissional.
Adotar essa estratégia pode ser o principal segredo para garantir resultados até melhores do que os apresentados no modelo tradicional.
Michele concorda: “algumas pessoas conseguem ser ainda mais produtivas trabalhando remotamente, esse é um ponto que está nos surpreendendo”.
Foque na comunicação
A comunicação é um dos pontos fundamentais para o sucesso de um trabalho em equipe. E em home office é ainda mais importante garantir a assertividade dos contatos. Afinal, à distância, falhas de comunicação podem acontecer com mais facilidade.
Nesse sentido, Juliano aponta uma questão importante: “fala-se muito mais por linguagem escrita quando se trabalha remoto, e a comunicação escrita não conta com entonação de voz e expressão facial, o que pode gerar ruídos e problemas de interpretação”.
Pensando nisso, o CEO da KingHost reforça a importância de comunicar quais são os objetivos e papéis de cada profissional de forma e clara e reforçar sempre que for necessário.
Também é importante escolher as ferramentas e os momentos certos para se comunicar.
Instrumentos digitais de mensagens instantâneas e videoconferência são muito eficientes, mas não devem ser utilizados fora do horário do expediente.
O WhatsApp pessoal do colaborador não deve ser usado para enviar mensagens depois que ele já encerrou sua jornada diária. Nesse caso, mandar um e-mail para o seu endereço corporativo ou esperar o dia seguinte são alternativas melhores.
Mantenha as atividades cotidianas
Para muitas pessoas, trabalhar em isolamento pode ser bem complicado e desgastante. Por isso, vale a pena avaliar se é possível trazer momentos mais descontraídos que acontecem no trabalho presencial para o home office.
Michele conta com a Contabilizei faz isso: “adaptamos todas as nossas rotinas presenciais para o trabalho remoto, como o Game Night, English Beer (conversação em inglês acompanhado de uma cervejinha), Pet Week (trabalhar junto com seu pet) e passamos a fazer happy hour virtual para que todos tenham espaço para falar como estão se sentindo neste momento”.
Esse tipo de ação reforça que aspectos do trabalho presencial ainda podem existir no home office e que, mesmo em situação de isolamento social, é possível interagir de forma amistosa com os colegas de equipe.
