Quando formata a sua operação em franquias, a franqueadora normalmente tem como um dos principais desafios definir como fazer a cobrança das taxas, sejam elas pagas apenas na assinatura do contrato, como a taxa de franquia, como os valores que devem ser pagos periodicamente, como acontece com a cobrança de royalties e a taxa de publicidade.
Nesse último caso, existem várias modalidades e periodicidades de recebimento, sendo que o mais comum é o pagamento mensal e algumas franqueadoras cobram valores fixos enquanto outras calculam um percentual sobre o faturamento. A primeira opção é interessante por permitir que a rede tenha uma boa previsão de quanto receberá das unidades, e a segunda é ideal para que a franqueadora possa crescer no mesmo ritmo que os seus franqueados, obtendo taxas maiores quando a receita for maior.
➥ Quer ter uma franquia de sucesso? Confira nosso manual e saiba como fazer uma gestão mais eficiente
Mas, depois que as formas e valores de cobrança são definidos o trabalho com a gestão financeira não para, na verdade, pode se tornar ainda mais intenso.
Isso porque mais difícil do que definir a melhor forma de cobrar os valores pode ser manter os cálculos corretos e as cobranças atualizadas no dia a dia da empresa. Isso porque, quanto mais franquias existem, maior é o número de unidades que precisam ter os faturamentos recolhidos, analisados e calculados para definir os valores pagos.
Esse é um momento bastante delicado já que, com o aumento de franquias para supervisionar, pode ser muito fácil perder o controle das finanças e acabar não fazendo a gestão corretamente ou deixando que franqueados inadimplentes deixem de cumprir com seus pagamentos.
E não precisa nem dizer o quanto não cuidar adequadamente do dinheiro da sua rede pode ser fatal para todo o negócio, não é mesmo?
O segredo aqui é dar atenção especial não só para a comercialização de novas franquias, mas também garantir que haja uma boa administração do que deve ser pago periodicamente pelas unidades que já estão em operação. Vamos ver algumas dicas para manter essas cobranças sempre em dia e o caixa da sua franquia atualizado.
Garanta que haja clareza
Um dos passos principais para otimizar as cobranças na sua rede é se certificar de que haja clareza tanto no que diz respeito aos valores, como a forma e as datas de pagamento.
A franqueadora deve se certificar de que o franqueado tenha entendido bem como os valores são calculados (caso não cobre uma taxa fixa), como ele precisa pagar e até quando.
Para que não haja nenhum tipo de mal-entendido que leve à inadimplência ou insatisfação dos franqueados, também é importante que eles entendam o que é e qual a finalidade de cada taxa.
Por exemplo, no caso da taxa de publicidade, muitos empreendedores podem não entender como esse fundo é utilizado, se eles podem ou não fazer a divulgação de suas unidades por conta própria e como percebem o retorno do investimento feito. O ideal é abordar esse assunto mesmo antes da abertura da franquia, para que ao fazer o primeiro pagamento ele já saiba bem o que está pagando e por quê.
Tenha um departamento específico
Uma das principais dicas para garantir uma gestão melhor é ter um departamento específico para cuidar dos valores recebidos pelas franquias que já estão em operação. Dependendo do tamanho da rede, pode ser apenas um profissional dedicando alguns dias do mês a gerenciar as taxas e fazer as cobranças.
Centralizar essa tarefa em um polo ajuda na organização e no foco, já que o franqueador terá um ou mais profissionais totalmente dedicados a acompanhar de perto o faturamento das redes, fazer os cálculos e emitir as ordens de pagamento. Para o franqueado também é mais cômodo ter um contato específico para o qual reporta seus resultados e faz os pagamentos.
Preze pela organização
Quando falamos em finanças a organização deve ser sempre priorizada para garantir a saúde do negócio.
Planilhas e outras ferramentas usadas para o controle de receitas, contatos e cálculos de pagamentos a receber devem ser atualizadas sempre e a organização precisa ser rigorosa para garantir que os dados espelhem a realidade do negócio.
Se perder nos e-mails e relatórios enviados pelos franqueados, trabalhar com planilhas desatualizadas e deixar passar as datas de cobrança podem ter consequências graves para o bem estar financeiro da sua rede.
Crie uma rotina
Naturalmente, o departamento financeiro já é regido por algumas rotinas, mas quando se trata da gestão de taxas que precisam ser pagas periodicamente, como os royalties e a taxa de publicidade, elas se tornam ainda mais importantes.
É interessante que haja uma sequência de processos que envolvam o contato para recolhimento das receitas mensais das franquias, cálculo das taxas que serão cobradas sobre o faturamento bruto, emissão de boletos, acompanhamento e baixa dos pagamentos com o banco e cobrança dos inadimplentes.
Automatize a cobrança com o Solutto
Para as franqueadoras que querem garantir uma gestão de royalties e fundo de propaganda ainda mais profissional, centralizada, segura e simples, a automação é a melhor alternativa. E a Solutto tem a melhor solução do mercado para isso.
Especialista em softwares para franquias, a Solutto desenvolveu um módulo específico para gestão de royalties e fundo de publicidade que torna todo o processo mais rápido e eficiente.
Para começar, as redes que utilizam os recursos do Solutto podem ter acesso ao faturamento das unidades em tempo real, o que poupa tempo solicitando e apurando os dados. Com base nos valores recebidos pelas franquias, o Solutto calcula os valores de royalties e fundo de propaganda de acordo com os parâmetros da rede e transmite para a instituição financeira.
Automaticamente, os franqueados são notificados por e-mail e SMS sobre a geração da fatura e sua data de vencimento. Em caso de pagamento, o sistema atualiza imediatamente os registros da franquia e se o boleto não tiver sido pago, o sistema também pode enviar lembretes por até cinco semanas, evitando que a própria rede tenha que fazer esse trabalho.
Em resumo, o Solutto consegue analisar os recebimentos, calcular as taxas independente da modalidade definida pela franqueadora, cobrar, atualizar as informações e ainda integra as contas a pagar e receber. Ou seja, uma solução completa!
