Responda rápido: você preferiria investir seu tempo com atividades estratégicas que vão contribuir diretamente com a expansão da sua franquia, ou listando os itens necessários para a copa do seu escritório?

Provavelmente você respondeu que gostaria de se dedicar mais à expansão, certo? Porém, a verdade é que as empresas nem sempre podem se focar nos seus objetivos mais importantes porque têm uma série de outras atividades administrativas e burocráticas que não estão ligadas aos objetivos principais da marca, mas que também precisam ser cumpridas.

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Para não perder tempo e dinheiro realizando essas tarefas internamente, existe a possibilidade de repassá-las para outros profissionais e empresas. Nesse sentido, existem dois caminhos possíveis: a terceirização e a implementação de um BPO.

BPO e terceirização: o que são

O conceito de terceirizar um serviço é bastante conhecido. Trata-se do ato de contratar um profissional ou empresa para realizar um trabalho que a empresa cliente não pode ou não quer desempenhar.

Por exemplo, se uma franquia de alimentação teve um crescimento nos seus pedidos de delivery e não tem estrutura suficiente (como motos, baús e motociclistas) para fazer as entregas, uma possibilidade pode ser contratar uma empresa que preste apenas esse serviço.

O BPO (Business Process Outsourcing) não deixa de ser uma forma de terceirização, mas a ideia é repassar os processos administrativos e burocráticos para a administração de uma outra empresa, para que a franquia possa se focar no seu core business.

A mesma franquia de alimentação que usamos anteriormente como exemplo poderia contratar um BPO, por exemplo, para gerenciar as compras e manter o estoque de insumos sempre atualizado, ou para auxiliar suas franquias com o recrutamento e seleção de funcionários.

As diferenças entre BPO e terceirização de serviços

Com a definição de BPO e terceirização de serviços é bastante semelhante, as duas estratégias podem ser facilmente confundidas. Mas, a verdade é que existem alguns pontos importantes que diferem as duas. Os principais são:

Tarefas diferentes: de forma geral, os trabalhos que são terceirizados e os que são entregues ao sistema de BPO são diferentes.

Na maioria das vezes, as empresas terceirizam atividades simples, que precisam de mais volume do que especialização. Já o BPO costuma se focar justamente no contrário: serviços pontuais feito por profissionais altamente especializados.

Necessidade de remodelação interna: a implementação de um BPO significa o repasse de atividades diretamente relacionadas à gestão do negócio. Com isso, torna-se fundamental repensar todos os processos para manter o fluxo de trabalho, interno e externo, coerente.

Já no caso da terceirização, geralmente, as atividades realizadas dentro da empresa e as terceirizadas não são tão bem integradas e, por isso, não é necessário rever os procedimentos, apenas transferi-los.

Oportunidade de otimização: além de repassar tarefas, empresas que têm o auxílio de um BPO tendem a receber mais insights e sugestões de otimização do que aquelas que terceirizam as atividades. Isso porque subentende-se que o foco da terceirização é entregar resultados mais simples e diretos, enquanto o BPO se relaciona muito mais com a entrega de um trabalho completo.

Redução de custos: de forma geral, remanejar algumas demandas para outra empresa pode ajudar a sua rede de franquias a elevar a produtividade e reduzir despesas. Afinal o custo de uma equipe interna tende a ser muito maior do que uma terceirizada. Esse fator é compartilhado pelas duas opções.

Mas, como o investimento em inovação e tecnologia é uma das principais características dos BPOs, as empresas que utilizam essa estratégia podem ter dashboards mais organizados (o que poupa tempo dos profissionais) e conseguem reduzir drasticamente suas taxas de erro. O resultado é mais economia e um passo à frente da concorrência, por trabalhar com tecnologia de ponta.

Terceirização e BPO: como escolher?

Agora que você já conhece um pouco mais sobre o BPO e a terceirização de serviços provavelmente está mais claro que, apesar de semelhantes em alguns aspectos, as duas estratégias servem a momentos e objetivos diferentes.

Geralmente, a terceirização pode ser a melhor opção quando um negócio precisa de um grande volume de mão de obra na realização de trabalhos mais simples, operacionais e não tão ligados aos processos internos da empresa.

Já o BPO pode ser a melhor opção quando se busca um trabalho mais especializado e com alto nível de excelência na execução de tarefas administrativas e burocráticas e que possa proporcionar uma redução ainda maior de custos e alta na produtividade.

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