Por mais que seja amplamente falado sobre nota fiscal eletrônica, ainda hoje muitos empreendedores têm dúvidas a respeito desse assunto. Se esse é o seu caso, fique tranquilo, pois, apesar de ela ser uma ferramenta importante, não guarda grandes mistérios.
Sem dúvida, uma das grandes novidades para os empreendedores nos últimos tempos veio com o advento da tecnologia e, consequentemente, da NFe (sigla de nota fiscal eletrônica). Pensando nisso, o Guia Franquias de Sucesso fez um passo a passo para você saber como e por que emitir esse documento.
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Para que serve a nota fiscal eletrônica?
Feita 100% online, a nota fiscal eletrônica facilita o processo de entrega entre o emissor da nota (prestador de serviço ou produto) e quem deve recebê-la. “Ela é emitida eletronicamente e armazenada e sua validade é garantida por uma assinatura digital através do certificado digital”, explica Marcelo Salomão, diretor executivo da Gigatron Franchising.
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Esse recibo é obrigatório após qualquer transação de venda de produtos ou serviço, uma vez que a nota documenta a transação e serve para o recolhimento de impostos.
Quem pode emitir?
Você encontra algumas categorias de empresas diferentes que têm acesso à emissão de NFe, tais quais MEI (Microempreendedor Individual), ME (Microempresa), EPP (Empresa de Pequeno Porte), Empresa do Simples Nacional, Empresa do Lucro Real, Empresa do Lucro Presumido, pessoa física (em determinados casos) e qualquer outro tipo de empresa que comercialize produto ou serviço.
Como emitir a nota fiscal eletrônica?
A empresa emissora da NFe gera um arquivo eletrônico contendo as informações fiscais da operação comercial, o qual deve ser assinado digitalmente, de maneira a garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor. Nem todos os tipos de empresas necessitam desse certificado digital, como é o caso de algumas MEIs, mas ele garante a autoria da nota fiscal emitida pela sua empresa.
Para que entenda, o certificado digital é um documento eletrônico (cartão magnético, token, pen drive ou arquivo) que permite a qualquer pessoa física ou jurídica realizar transações pela internet de forma segura, protegendo as transações online e a troca virtual de documentos, mensagens e dados.
“Esse arquivo eletrônico, que corresponde à nota fiscal eletrônica, é então transmitido pela internet para a Secretaria da Fazenda de jurisdição do contribuinte que faz uma pré-validação do arquivo e devolve um protocolo de recebimento (Autorização de Uso), sem o qual não pode haver o trânsito da mercadoria”, explica Salomão.
Para a obtenção do cetificado digital, existem alguns passos que devem ser seguidos no site da Receita Federal. A emissão é feita por uma autoridade certificadora (AC) vinculada ao Instituto Nacional de Tecnologia da Informação e homologada pela Receita Federal. Assim, você faz a solicitação no site da AC escolhida (a lista está no site da Receita Federal), definindo que tipo de certificado solicitará. Lá devem ser informados os custos, compatibilidade com sistemas de emissão de nota fiscal e formas de pagamento. Com os dados validados, a empresa pode baixar e utilizar o certificado.
Em tempo: o Sebrae também disponibiliza um certificado digital grátis. Os softwares disponibilizados pela entidade, após instalados na máquina do empresário, permitirão a emissão de Notas Fiscais eletrônicas (NFe) e Conhecimento de Transporte eletrônico (CTe) para a correspondente Secretaria de Fazenda Estadual (Sefaz).
A NFe também é transmitida para a Receita Federal, que é repositório nacional de todas as NFe emitidas (Ambiente Nacional) e, no caso de operação interestadual e de mercadorias destinadas às áreas incentivadas, para a Secretaria de Fazenda de destino da operação e Suframa.
As Secretarias de Fazenda e a RFB (Ambiente Nacional), disponibilizam consulta através da internet para o destinatário e outros legítimos interessados que detenham a chave de acesso do documento eletrônico.
Para emitir a NFe de sua empresa, basta seguir os requisitos e preencher os campos obrigatórios dos documento, como informados a seguir:
Requisitos para emissão da nota:
1. Certificado Digital
2. Computador
3. Software
4. Internet
Campos obrigatórios do documento:
– Dados do Emitente (você)
– Dados do Destinatário (seu cliente)
– Produto(s) ou Serviço(s) vendido(s)
– Nome do Produto ou Serviço
– Tipo
– Quantidade
– Valor Unitário
– Valor Total
– Peso Líquido Total
– Peso Bruto Total
CEST
A sigla representa o Código Especificador da Substituição Tributária, regulamentado a partir do convênio ICMS 92/15, que deve englobar produtos onde a substituição tributária é aplicável. Ou seja, é um código composto por sete dígitos e deve estar presente nas notas fiscais de produtos que possibilitem a substituição tributária. Obrigatório, ele impossibilita comerciantes que não estão cadastrados no sistema de vender.
Também é a partir da NFe que um cliente consegue comprovar que comprou um determinado produto.
Isso não significa, porém, que atividades comerciais pararam de gerar notas fiscais em papel. Isso ainda acontece!
Cuidados que devem ser tomados
Ok, o processo parece simples. Mas, tome cuidado: são muitas as armadilhas em que se pode cair na geração de uma NFe, pois são muitos os detalhes a se verificar. Aliás, é prudente verificar e corrigir tudo antes da emissão, para evitar dores de cabeça posteriores.
“Um erro — seja por falta de atenção no preenchimento ou nas condições de armazenamento — pode resultar em multas de até 50% sobre o valor da operação, assim como pode anular a nota”, explica Salomão.
Aqui, vale atentar-se ao fato de que somente é possível cancelar uma NFe por erro nas primeiras 24 horas após sua emissão.
No preenchimento, os problemas mais frequentes ocorrem por desconhecimento do emitente ou por falhas nos cadastros de produtos e de clientes. Por isso, é importante manter ambos sempre atualizados e completos.
Quanto ao armazenamento, vale lembrar que a nota precisa ficar à disposição da Receita Federal por um período de cinco anos a partir de sua emissão.
Benefícios da nota fiscal eletrônica
Ficou preocupado? Pois foque, então, no que a NFe traz de bom para a sua empresa e lembre-se de que ela é obrigatória para qualquer companhia. Isso porque a NFe funciona como um documento de identidade do produto ou serviço vendido.
Além disso, a NFe ainda traz maior organização para a empresa, poucas chances de perdas, regularidade para as vendas, armazenamento digital por cerca de 180 dias, entre outros benefícios.
