Ter um bom ERP (sistema de gestão que centraliza e automatiza tarefas) é um dos passos para franqueadoras que querem profissionalizar seus processos administrativos e tornar seu dia a dia mais organizado, econômico e produtivo.
Mas, como o sucesso da franqueadora também depende da performance das unidades, é fundamental que o ERP seja implementado tanto na matriz quanto nas franquias.
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Para fazer essa transição de uma forma mais segura e tranquila, o ideal é seguir alguns passos, e separamos os sete principais a seguir.
1. Mapeie os processos
Um dos princípios do ERP é otimizar tarefas e tornar os processos mais simples e eficazes. Mas, para que isso aconteça, é necessário primeiro mapear todas as ações que seus franqueados desempenham.
Com esse levantamento, será mais fácil identificar que pontos podem ser automatizados, melhorados ou até mesmo excluídos para otimizar a performance da operação.
2. Escolha uma boa ferramenta
As vantagens da implementação do ERP também dependem da escolha da ferramenta certa. Como existem várias opções no mercado, é importante avaliar cuidadosamente as características de cada uma antes de contratar.
Desenvolvimento especializado para utilização em franquias, contar com flexibilidade dos recursos e disponibilizar um bom suporte são algumas características que você deve priorizar nessa escolha.
3. Redefina e reorganize
Quando bem feita, a implantação do ERP vai eliminar algumas tarefas, automatizar outras e acelerar alguns procedimentos. Pensando nisso, o próximo passo é redesenhar os processos.
Por conta da automação, é provável que os profissionais não tenham mais que realizar algumas atividades, então é uma boa ideia rever o job description de cada um e determinar quais passarão a ser suas principais responsabilidades e prioridades.
4. Elabore um plano de ação
Dependendo do tamanho da sua rede, é possível que a transição tenha que ser feita gradualmente.
Pensando nisso, crie um plano de ação detalhando todas as tarefas que devem ser concluídas, em que ordem as unidades serão atualizadas, quem vai acompanhar a implantação e quais os prazos para execução de cada fase.
5. Comunique os franqueados
Os franqueados devem estar cientes de que a rede vai adotar um novo sistema para unificar a gestão e melhorar o desempenho das unidades com alguma antecedência.
É importante que eles entendam o que é um ERP, quais são as vantagens do sistema, as mudanças que serão feitas e como elas devem melhorar o dia a dia das unidades e da rede.
6. Aplique os treinamentos
Os franqueados e seus colaboradores também devem receber treinamentos para conhecer e aprender a operar o novo sistema.
Nessa fase, observando as dificuldades e os comentários dos franqueados, você pode perceber que alguns processos precisam ser ajustados porque o que foi estabelecido na teoria não funciona tão bem na prática.
Não tenha medo de fazer pequenas mudanças se elas tornarem os processos mais simples e intuitivos para quem vai executá-los. Afinal, esse é objetivo de um bom ERP!
7. Monitore e reforce os conceitos
Mesmo depois de concluir o treinamento, é natural que surjam dúvidas e dificuldades para utilizar o novo sistema. Por conta disso, é importante monitorar a interação das franquias com o ERP para garantir a eficiência e a correta utilização do sistema.
Se notar dificuldades ou falhas na interação com o ERP, é interessante promover reciclagens e reforçar alguns conceitos transmitidos no treinamento.
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